Betriebskostenabrechnung im Überblick

Was beinhaltet eine Betriebskostenabrechnung?

Betriebskosten sind regelmäßige Kosten, die einmal im Jahr in einer Abrechnung aufgelistet werden. In einer Betriebskostenabrechnung werden die Kosten dargelegt, die dem Eigentümer durch die Nutzung des Gebäudes entstehen. Die Abrechnung sollte immer in Schriftform erfolgen, unterschrieben sein und dem Mieter per Post zukommen. Ausschließlich wiederkehrende Kosten können auf den Mieter umgelegt werden. 

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Gemäß §259 BGB muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung folgende Angaben enthalten:

• die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten, d.h. die gesamten Rechnungskosten für eine Dienstleistung o.ä., selbst wenn nur ein Teilbetrag umlegbare Betriebskosten sind
• die Gesamtbetriebskosten der einzelnen Kostenarten
• die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlageschlüssels, die Berechnung des Betriebskostenanteils des Mieters je Betriebskostenart
• die Summe der Vorauszahlungen des Mieters
• der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters von seinem Betriebskostenanteil
• die Angabe des Rechnungssaldos

Umlagefähige Betriebskosten: diese Kosten können auf Mieter umgelegt werden

Umlagefähige Betriebskosten sind jene Kosten, die Vermieter auf die Mieter umlegen dürfen. 

Dazu zählen unter anderem: 

• Grundsteuer: Die kommunale Abgabe für das Grundstück. 
• Wasserversorgung: Kosten für Frisch- und Abwasser. 
• Heizung und Warmwasser: Betriebskosten der Heizungsanlage und Warmwasserversorgung. 
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung: Kosten für die regelmäßige Reinigung und Schädlingsbekämpfung. 
• Gartenpflege: Pflege und Instandhaltung der Grünanlagen. 
• Aufzugskosten: Wartung und Betrieb des Aufzugs. 
• Müllabfuhr: Kosten für die Entsorgung von Abfällen. 
• Beleuchtung: Kosten für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Bereiche. 
• Hausmeister: Kosten für Hausmeisterdienste. 
• Versicherungen: Gebäudeversicherungen wie Feuer- und Haftpflichtversicherung.

Weitere Betriebskosten ergeben sich aus dem § 2 der Betriebskostenverordnung. Diese Kosten müssen im Mietvertrag klar definiert und transparent abgerechnet werden.

Welche Nebenkosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?

Nicht umlegbare Nebenkosten sind jene Kosten, die der Vermieter selbst tragen muss. 

Dazu zählen insbesondere: 

• Verwaltungskosten: Kosten für die Verwaltung des Mietobjekts, wie z. B. Bürokosten, Gehälter des Verwaltungspersonals und Porto. 
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Ausgaben für Reparaturen und Erneuerungen des Gebäudes, die nicht im laufenden Betrieb anfallen. 
• Finanzierungskosten: Zinsen und Tilgungen für Kredite, die der Vermieter zur Finanzierung des Gebäudes aufgenommen hat. 
• Abschreibungen: Wertminderungen des Gebäudes oder der Ausstattung. 
• Privatnutzung des Vermieters: Kosten, die durch die private Nutzung des Vermieters entstehen, wie z. B. Betriebskosten für seine eigene Wohnung im Mietobjekt. 

Diese Kostenarten dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen und müssen vom Vermieter selbst getragen werden.

Verschiedene Verteilerschlüssel für eine Betriebskostenabrechnung

In der Betriebskostenabrechnung gibt es verschiedene Verteilerschlüssel, um die Kosten fair auf die Mieter zu verteilen. 

Die häufigsten sind: 

• Wohnfläche: Die Betriebskosten werden entsprechend der Quadratmeterzahl der jeweiligen Wohnung aufgeteilt. Diese Methode ist besonders bei großen Gebäuden üblich. 
• Personenzahl: Die Kosten werden nach der Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen verteilt. Dies ist sinnvoll bei Verbrauchskosten wie Wasser. 
• Einheitenanzahl: Hierbei wird die Anzahl der Wohneinheiten als Grundlage genommen. Diese Methode wird seltener verwendet. 

Die Wahl des Verteilerschlüssels sollte im Mietvertrag festgelegt sein und nachvollziehbar angewendet werden.

FAQ: Wissenswertes zur Betriebskostenabrechnung

Was bestimmt die Betriebskostenabrechnung?
Mithilfe einer Betriebskostenabrechnung wird festgestellt, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder eine Rückzahlung vom Vermieter erhält.

Wann ist eine Betriebskostenabrechnung notwendig?
Wenn im Mietvertrag eine monatliche Vorauszahlung der Betriebskosten vorgesehen ist, wird nach Ende des Abrechnungszeitraums (12 Monate) eine Betriebskostenabrechnung fällig.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Der Begriff Nebenkosten wird umgangssprachlich für den Begriff Betriebskosten verwendet. Das Gesetz definiert alle Kosten, die unter die Betriebskosten fallen. Für die Nebenkosten gibt es kein entsprechendes Gesetz. Nicht alle Nebenkosten sind somit direkt Betriebskosten.

Können Mieter einer Betriebskostenabrechnung widersprechen?
Mieter haben nach Erhalt der Abrechnung bis zu vier Wochen Zeit, bevor Sie eine Nachzahlung leisten müssen und können der Abrechnung widersprechen. Die Widerspruchsfrist beläuft sich auf 12 Monate und der Widerspruch sollte schriftlich erfolgen. Bei erfolgreichem Einspruch gegen die Abrechnung erhält der Mieter den Nachzahlungsbetrag vom Vermieter zurück. Der Mieter kann vom Vermieter außerdem eine Einsicht in alle Abrechnungsunterlagen fordern.

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